Le CNC encourage vivement les demandeurs à obtenir les lettres d’engagement les plus complètes possibles et ce, dans les plus brefs délais.
Le CNC comprend que les ententes de financement entre les parties peuvent prendre du temps avant d’être entièrement négociées. Au lieu de telles ententes définitives, le CNC demandera aux parties de fournir des lettres d’engagement pour préciser l’intention des parties en ce qui a trait au financement du projet.
Les lettres d’engagement des organisations participantes doivent contenir, au minimum, les informations suivantes :
- La confirmation que l’organisation participante a lu la proposition de projet et qu’elle comprend la portée de son engagement dans le projet;
- Les dates de début et de fin proposées pour l’engagement dans le projet;
- La confirmation qu’elles s’engageront financièrement dans le projet – le CNC acceptera « un engagement à fournir au minimum x dollars et au maximum y dollars », si la contribution finale n’a pas encore été établie, mais un montant en dollars ($ CA) doit être indiqué.
Les lettres d’engagement doivent être signées par un signataire autorisé de l’organisation participante et fournies sur du papier à en-tête officiel de l’organisation.
Pour la catégorie 1 – Projets accélérés, des lettres d’engagement pour les contributions de contrepartie doivent être soumises avant la fin de la phase 2 / Proposition de projet (date limite le 9 mai 2025 pour l’appel à propositions 2025) : des lettres d’engagement pour les contributions de contrepartie doivent être incluses dans la proposition de projet de la phase 2.
Pour la catégorie 2 – Nouveaux projets, il est fortement recommandé de soumettre des lettres d’engagement dans le cadre de votre proposition de projet pour phase 2. Si la demande passe à phase 3, ces lettres seront requises pour l’examen administratif (qui doit être soumis avant le 5 août 2025). Les projets qui ne fournissent pas de lettres d’engagement pour toutes les organisations participantes avant la date limite de phase 3 peuvent être considérés comme incomplets. Les candidats devront décrire l’impact de l’absence de ces fonds sur les plans décrits dans la soumission de phase 2 afin de permettre au NCC d’examiner la demande dans son intégralité.
Pour la catégorie 3 – Complément, les lettres d’engagement doivent être soumises avec vos propositions de projet (date limite : 1er octobre 2025).
Bien que les lettres d’engagement ne soient pas exigées à la phase 2, les demandeurs doivent savoir que des documents plus détaillés et plus complets indiquent un niveau plus élevé de préparation du projet et qu’ils seront considérés plus favorablement au cours de la période d’examen et d’évaluation.
Les lettres d’engagement finales et/ou les ententes de financement doivent être en place avant la signature de l’accord de financement avec le bénéficiaire ultime.